小组也认为，不同机构间应该更好地协调，更充分地回应公众对于身份证号码公开事件的担忧。此外，在事件发生后，向公众解释身份证号码的正确使用场景时，也应该更加清晰。
企管局承诺优化内部与机构间的沟通流程，并加强职员培训，确保充分共享关键信息，让决策者做出正确判断。
缺失三：数码部应更关注新规在复杂情况下的应用
此外，尽管数码部和企管局进行了多次电邮沟通，但都没有对误解进行有效交流。例如，数码部没有明确将个人搜索功能归类为“现有用途”而非“计划用途”，也就不必停止隐藏身份证号码的做法；企管局也没有说明他们如何诠释数码部的指示。
从公共利益角度出发，能够获取完整的身份证号码有助确保企业透明度，但号码太易获取又会让人觉得泄露了个人信息。检讨小组认为，企管局决定在个人搜索中公开完整身份证号码时，没有平衡好这两种诉求。
与很多政府机构一对一的服务不同，企管局的Bizfile平台是面向公众的公共登记处，存在向第三方提供大量信息的可能，应用场景更为复杂。
数码部在2024年7月发布内部通知，指出计划最迟在2024年11月1日停止使用身份证号码来验证身份，以及停止任何隐藏身份证号码的新做法，但报告发现这项政策沟通不够清晰明确。 通告指出，各机构应立即停止任何计划隐藏身份证号码的做法，例如在新业务流程或数码产品中。在关于各机构应如何处理现有系统中隐藏身份证号码的问答部分，数码部说，应显示完整的身份证号码，或考虑是否有必要使用身份证号码。
企管局已立刻要求承包商解决这个问题，并在12月28日，即再次上线个人搜索功能之前已修复。检讨小组认为，尽管这项工作是外包的，但归根结底，企管局须为这个缺失负责。
延伸阅读
缺失一：数码部发出的内部通知不够精准
缺失四：企管局没有平衡获取完整身份证号码的需求与获取难度
企管局承诺加强对承包商的监督，确保系统安装高效和符合标准。企管局也会加强对承包商的管理框架，并在推出新系统前进行更多测试。
检讨小组发现，数码发展及新闻部以及会计与企业管理局存在六大缺失，导致企管局Bizfile平台公开大量完整身份证号码，引起公众不满。
企管局承诺，将进行更多定期系统审查，评估数据安全和风险，并实施适当的安全措施，特别是在重大的系统变更之前、期间与之后，以确保安全措施更新到位。
这导致包括项目负责人和企管局高层在内的人，没有获得与内部通知有关的所有信息，进而做出了在个人搜索中公开完整身份证号码的决定。
数码局在回应检讨报告时，承诺会进一步指导有关机构如何应用与身份证号码有关的政策。数码局已辨别近800例各有不同的身份证号码使用情况，并会分别与这些机构合作，支持它们更好地分析各自情况。
因此，数码部应当提供额外的政策指导，确保当机构判定须使用完整身份证号码时，能设立所需安保机制。
小组认为，这既然是一项复杂的政策，数码部的通知应精确并提供更多背景信息，“这将有助于像企管局这样的机构更好地理解内部通知”。
数码部承诺强化内部流程和员工培训，确保未来有关政策的沟通能够做到清晰、完整。数码部也已提醒有关机构，当局对于个人信息管理的现有政策和标准。
缺失二：企管局内部沟通存在问题
企管局下线个人搜索功能后，通过政府科技局（GovTech）检讨这个功能的安全措施，发现包括验证码（CAPTCHA）在内的部分安全措施没有安装到位。这意味着，在12月9日至13日间，存在使用算法获取信息的可能性。
检讨小组认为，企管局应该充分考虑其他代替方案，确保所提供的信息足以让搜索者识别并购买他们想要的资料。
缺失六：身份证号码公开事件发生后的处理方式不尽人意
检讨小组认为，数码部在要求机构不在新的项目中隐藏身份证号码时，应该更关注那些复杂的个案。
检讨小组指出，身份证号码公开事件引起公众注意后，数码部和企管局应该更快采取行动，评估事件发生的根本原因。同时，企管局也应在事件引发公众忧虑后，在12月12日更早地下线个人搜索功能。
检讨小组发现，企管局在针对新规的内部沟通中存在疏漏。例如，参加了数码部说明会的企管局职员，并没有将说明会上分享的信息和数码部发出的常见问答，转发给所有收到了内部通知的职员。
